JAHRESBERICHT 2020 | 2021

4. Risikomanagement/Unternehmenssteuerung Die Gesellschaft versteht das Risikomanagement als kontinuierlichen Prozess zur Steuerung des Unterneh- mens. Risiken zu erkennen und zu begrenzen sowie alle sich bietenden Chancen im Sinne des Unternehmens zu nutzen, ist die permanente Aufgabe der Geschäftsleitung und aller Mitarbeitenden. Die VÖB-Service GmbH setzt verschiedene Softwareprogramme zur ständigen Überwa - chung der Liquidität, Umsatzerlöse, Aufwendungen und des Jahresüberschusses ein. Die Abteilung Finanzen/Con - trolling überwacht in regelmäßigen Abständen anhand von Offenen-Posten-Listen die fälligen Forderungen und betreibt in Abstimmung mit dem Vertrieb das Mahnwe- sen. Sollten Forderungen trotz wiederholten Mahnlaufs weiterhin ausstehen, wird das Unternehmen Creditreform Bonn Domschke & Rossen KG, Bonn, mit der Beitreibung der Forderung beauftragt. Die Geschäftsleitung ist aufgrund des Vorlegens der Bank - auszüge über die Kontenbewegungen informiert. Die Aufbau- und Ablauforganisation ist in einem Re- gelwerk dokumentiert, das unter Berücksichtigung gesetzlicher Anforderungen sowie spezifischer Organisati - onsanweisungen die Grundsätze des Risikomanagement- Systems der VÖB-Service GmbH festlegt. Die Einhaltung dieses Regelwerks wird durch die Revision überprüft. Die besonderen Anforderungen des Daten - schutzes werden durch den Datenschutzbeauftragten überwacht. Im Bereich der IT-Risiken liegen die Schwerpunkte in Maß- nahmen zur Weiterentwicklung des Notfallmanagements, der Sicherheit der IT-Systeme sowie der Sicherheit des Datenbestandes. Die Überwachung obliegt dem Informa- tionssicherheitsbeauftragten. Im Jahr 2018 wurde ein IT- Sicherheitsmanagement-Tool eingeführt. Im Berichtsjahr 2020 wurde erfolgreich die Zertifizierung nach dem ISO 27001-Standard abgeschlossen. 2018 hat die Gesellschaft erstmals eine Entsprechenserklärung zum Deutschen Nachhaltigkeitskodex (DNK) für das Geschäftsjahr 2017 vorgelegt, die im Jahr 2020 für das Geschäftsjahr 2019 aktualisiert wurde. Das Bekenntnis zum DNK ist Teil der Nachhaltigkeitsstrategie des Unternehmens. Die VÖB-Service GmbH analysiert den Geschäftsverlauf und vergleicht die Bilanz regelmäßig mit Branchenkenn- ziffern im Rahmen der Sparkassen-Einzelbilanzanalyse. Diese enthält alle Darstellungen und Erläuterungen zur Finanz- und Ertragslage. Der Beirat wird quartalsweise in einer Unternehmens- übersicht über Erlöse, Aufwendungen und den Stand der Geschäftstätigkeit unterrichtet. Diese Unterrichtung erfolgt auf Grundlage der Planung für alle Profitcenter, die von Abteilungsleitern und Geschäftsleitung zunächst im Herbst für das jeweils künftige Geschäftsjahr mit allen Aufwands- und Ertragspositionen geplant und anschlie- ßend unterjährig bis zu dreimal entsprechend in Fore- casts aktualisiert wird. Planabweichungen werden monatlich auf Grundlage der Corporate Planner-Auswertung (kurzfristige Erfolgsrech- nung) sowohl mit den jeweiligen Abteilungsleitern als auch in der Geschäftsleitung erörtert und ggf. entspre - chende Maßnahmen eingeleitet. Ferner dienen Kampagnenpläne und unterschiedliche Forecast-Betrachtungen sowie Kostenblockanalysen der Steuerung einzelner Geschäftsbereiche. In Führungsteam-Klausurtagungen, Vertriebsmeetings und monatlichen Sitzungen werden aktuelle Entwicklun- gen ausgetauscht und die Einschätzung der Geschäftslei - tung gespiegelt. Ergebnisse von Kundenbesuchen fließen in die strategischen und operativen Maßnahmen ein. Die Beschäftigten haben zusammen mit der Geschäfts - leitung und den Führungskräften im Unternehmen klare Zieldefinitionen mit Fortschritts- und Erfolgsmetriken er - arbeitet, die durch sichtbare Informations-Radiatoren un- terstützt werden. Ein digitales Kanban-Board, zu dem alle Angestellten unbeschränkten Zugang haben, zeigt alle Ideen für neue Produkte oder Verbesserungsvorschläge, laufende Maßnahmen und Projekte in den Fachabteilun- gen sowie auf multidisziplinärer Ebene, liefert aber auch Informationen zu Retroperspektiven und fertiggestellten Projekten und Produkten. Die aus der Strategie abgeleiteten Maßnahmen werden quartalsweise in einem Strategiemeeting priorisiert und Steuerungsteams monitoren alle sechs Wochen die Um- setzung der Maßnahmen. Die Geschäftsführung trifft sich regelmäßig zweimal monatlich sowie außerplanmäßig bei Bedarf mit den Bereichsleitern. Bonn, den 26. Februar 2021 VÖB-Service GmbH, Geschäftsführung (Stephan Henkel) 49 VÖB- Service

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