JAHRESBERICHT 2022 | 2023

4. Risikomanagement/Unternehmenssteuerung Die Gesellschaft versteht das Risikomanagement als kontinuierlichen Prozess zur Steuerung des Unternehmens. Risiken zu erkennen und zu begrenzen sowie alle sich bietenden Chancen im Sinne des Unternehmens zu nutzen, ist die permanente Aufgabe der Geschäft sleitung und aller Mitarbeitenden. Die VÖB-Service GmbH setzt verschiedene Soft wareprogramme zur ständigen Überwachung der Liquidität, Umsatzerlöse, Aufwendungen und des Jahresüberschusses ein. Die Abteilung Finanzen/Controlling überwacht in regelmäßigen Abständen anhand von Off enen-Posten-Listen die fälligen Forderungen und betreibt in Abstimmung mit dem Vertrieb das Mahnwesen. Sollten Forderungen trotz wiederholten Mahnlaufs weiterhin ausstehen, wird das Unternehmen Creditreform Bonn Rossen KG, Bonn, mit der Beitreibung der Forderung beauft ragt. Die Geschäft sleitung ist aufgrund des Vorlegens der Bankauszüge über die Kontenbewegungen informiert. Die Aufbau- und Ablauforganisation ist in einem Regelwerk dokumentiert, das unter Berücksichtigung gesetzlicher Anforderungen sowie spezifi scher Organisationsanweisungen die Grundsätze des Risikomanagement-Systems der VÖB-Service GmbH festlegt. Die Einhaltung dieses Regelwerks wird durch die Revision überprüft . Die besonderen Anforderungen des Datenschutzes werden durch den Datenschutzbeauft ragten überwacht. Im Bereich der IT-Risiken liegen die Schwerpunkte in Maßnahmen zur Weiterentwicklung des Notfallmanagements, der Sicherheit der IT-Systeme sowie der Sicherheit des Datenbestandes. Die Überwachung obliegt dem Informationssicherheitsbeauft ragten. Im Jahr 2018 wurde ein IT-Sicherheitsmanagement-Tool eingeführt. Im Jahr 2020 wurde erfolgreich die Zertifi zierung nach dem ISO 27001-Standard abgeschlossen. Ein Überprüfungsaudit im Jahr 2021, als auch im Folgejahr 2022, hat keine Beanstandungen festgestellt. 2018 hat die Gesellschaft erstmals eine Entsprechenserklärung zum Deutschen Nachhaltigkeitskodex (DNK) für das Geschäft sjahr 2017 vorgelegt, die im Jahr 2022 für das Geschäft sjahr 2021 aktualisiert wurde. Das Bekenntnis zum DNK ist Teil der Nachhaltigkeitsstrategie des Unternehmens. Im Geschäft sjahr 2022 wurde ein Nachhaltigkeitsbericht erstellt, in dem die Nachhaltigkeits- und SDG-Aktivitäten der Gesellschaft aufgeführt sind. Die VÖB-Service GmbH analysiert den Geschäft sverlauf und vergleicht die Bilanz regelmäßig mit Branchenkennziff ern im Rahmen der Sparkassen-Einzelbilanzanalyse. Diese enthält alle Darstellungen und Erläuterungen zur Finanz- und Ertragslage. Der Beirat wird quartalsweise in einer Unternehmensübersicht über Erlöse, Aufwendungen und den Stand der Geschäft stätigkeit unterrichtet. Diese Unterrichtung erfolgt auf Grundlage der Planung für alle Profi tcenter, die von Abteilungsleitern und Geschäft sleitung zunächst im Herbst für das jeweils künft ige Geschäft sjahr mit allen Aufwands- und Ertragspositionen geplant und anschließend unterjährig bis zu dreimal entsprechend in Forecasts aktualisiert wird. Planabweichungen werden monatlich auf Grundlage der Corporate-Planner-Auswertung (kurzfristige Erfolgsrechnung) sowohl mit den jeweiligen Abteilungsleiterinnen und -leitern als auch in der Geschäft sleitung erörtert und ggf. entsprechende Maßnahmen eingeleitet. Ferner dienen Kampagnenpläne und unterschiedliche Forecast-Betrachtungen sowie Kostenblockanalysen der Steuerung einzelner Geschäft sbereiche. In Führungsteam-Klausurtagungen und monatlichen Sitzungen werden aktuelle Entwicklungen ausgetauscht und die Einschätzung der Geschäft sleitung gespiegelt. Ergebnisse von Kundenbesuchen fl ießen in die strategischen und operativen Maßnahmen ein. Die Beschäft igten haben zusammen mit der Geschäft sleitung und den Führungskräft en im Unternehmen klare Zieldefi nitionen mit Fortschritts- und Erfolgsmetriken erarbeitet, die durch sichtbare Informations-Radiatoren unterstützt werden. Ein digitales Kanban-Board, zu dem alle Angestellten unbeschränkten Zugang haben, zeigt alle Ideen für neue Produkte oder Verbesserungsvorschläge, laufende Maßnahmen und Projekte in den Fachabteilungen sowie auf multidisziplinärer Ebene, liefert aber auch Informationen zu Retroperspektiven und fertiggestellten Projekten und Produkten. Die aus der Strategie abgeleiteten Maßnahmen werden quartalsweise in einem Strategie-Meeting priorisiert und Steuerungsteams überwachen alle sechs Wochen die Umsetzung der Maßnahmen. Die Geschäft sführung trifft sich regelmäßig zweimal monatlich sowie außerplanmäßig bei Bedarf mit den Bereichsleitern. Bonn, den 05. April 2023 VÖB-Service GmbH, Geschäft sführung (Stephan Henkel) 53 VÖB-Service

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